行政工作人員手冊/Staff Handbook

 

一、總 則
  1. 本校行政工作人員,均係志工,以延續海外中文教育為職志,皆具熱忱與恆心,不計辛勞,竭力共襄盛舉。
  2. 為便開展工作,賦予必要名義,區分職責,各有專司。但於必要時,須通力合作,達成團結合作以臻校務之完美。
  3. 如有未盡事宜,得提交校務會議修訂,經董事會通過後實施。
 
二、行政工作組織系統表 (見後頁)

 

三、行政工作人員職責
A.  校長室
 
1. 校 長
   校長對董事會負責學校一切行政事宜,釐定學校政策,負責校務正常運作。
   
  對 內:
  1. 擬定全年行事曆,安排教室之數目及使用。
  2. 督導教務、訓導、總務、活動、資訊各項之正常運作。
  3. 召集教師甄、選評鑑委員會(由校長、副校長、教務主任組成)。
  4. 負責校內各項比賽之籌劃及校外各項比賽之參與。
  5. 新舊校長交接後監督各處各組交接事宜,並介紹全學年之主要工作。
  6. 學校通訊之審核。
  對 外:
  1. 代表學校為學校之發言人。
  2. 參加北加州中文學校聯合會,為該會與學校之橋樑。
  3. 發佈新聞稿,刊登招生廣告,以及審核網站上刊登之資訊。
2. 副校長
 
  1. 協助校長督導一般學校行政事務,如校長出缺時,代理校長之職。
  2. 協調及督導班代對校務工作參與和執行。
3. 公關組
 
  1. 負責對外有關學校、機關之聯繫溝通工作。
  2. 與學校有重要關係之事項應先得到校長同意,始可以學校名義對外交涉。
  3. 負責向Kennedy、Monta Vista兩校或其他單位租借教室及場地。
  4. 他人不得擅自以學校名義對外連絡或租借教室及場地。
  5. 與教務處課務組和總務處溝通聯繫。
4.

秘書組

 
  1. 協助校長處理公務及函件。
  2. 協調各處組業務。
  3. 協助校長、副校長研擬學校行事曆。
  4. 負責校務會議場地的安排,資料的影印整理以及相關所需的準備工作。
  5.  信箱取件登記及發文工作。
5.

校務聯絡組

 
  1. 校務會議之通知。
  2. 協調議案之提報。
  3. 協助各處、組對校務活動工作人員的連絡。
6.

校務助理

  協助校長、副校長、祕書長、公關組長、連絡組長處理校務。
B.  教務處
 
1. 主 任
 
  1. 規劃教學方針,督導教學事務的執行。
  2. 教材編輯,整理教材、教具。
  3. 督導註冊工作。
  4. 彙整學生成績單,交資訊處存檔。
  5. 負責規劃新生、轉學生、跳級生資格程度鑑定。
  6. 負責畢業生資格程度鑑定。舉行教學研討會,存入檔案。
  7. 主持校內學術比賽,甄選學生代表參加校外學術活動。
  8. 每學期開學前召開定期會議,請校長、副校長或董事列席指導, 必要時開不定期會議。
  9. 舉辦教學研討會,資料存入檔案。
  10. 瞭解教師上課情形與個人情況,並觀察學生學習反應,建立個別檔案。
  11. 處理教師請假代課事宜(學校備有代課老師)
    • 教師因事請假須於二週前(生病則盡早)通知教務主任,填妥請假單送教務處,並對該天上課之課程交代清楚。
    • 如遇臨發事件不能來上課,則由教務處臨請儲備教師代課。
    • 出缺席名單交總務處薪資組處理。
  12. 處理老師分班、調班:依教師興趣、能力,並配合學校需要,由校方決定之,以兩年一換為原則,若班級結構變動,或教師自願對調,則以個案辦理。
  13. 保管教師人事檔案:教師簡歷,自傳及相關人事資料,或家長意見皆歸入機密檔案,除教師評鑑委員外,他人不得查閱。
  14. 主持教師會議。
  15. 負責甄選、評鑑教師。
  16. 負責優良師資評審。
  17. 審核客座講員資格、講題及內容。
2. 副主任  
 

協助主任督導學校教務,如主任出缺時,代理主任之職。

3. 註冊組
 
  1. 負責設計招生事宜,每年招收新生兩班或三班(以二十人為原則,每班限三十人,超收必經校方及老師同意),以公開公平為原則。招生廣告由校長代表學校對外發佈。
  2. 根據學生及家長手冊中註冊入學規訂,辦理舊生註冊、轉班及轉學生事宜。
  3. 新生、轉學生、跳級生經測驗後排入適當班級。
  4. 通知或帶領轉班生進入其適合之班級。
  5. 負責編班、編學號、製作學生名單,於開學前教師會議中交給各班教師,並發新舊生開學通知。於上課第一天在學校門口張貼教室分佈圖,在教室門口張貼學生名單。
  6. 學生註冊處理後,資料和學雜費交總務處處理。
  7. 學生註冊名單交資訊處存檔。
4.

課務組

 
  1. 責統計出缺席教師,租借教室及場地。並與公關組和總務處聯繫溝通。
  2. 負責向文教中心領書發給學生。
  3. 保管圖書並作借書工作(借書以二週為限,教材及參考書以一學期為限)。
  4. 幫老師準備教具或收集補充教材,或借或拷貝錄音帶、錄影帶等,辦法另定。
  5.  作各班教學檔案,收集教學進度表,作業樣本,做教師手冊等。
5.

師資培訓組

 
  1. 協調新進教師集訓、諮詢及儲備教師的聯繫工作。
  2. 協助發展師資、物色教師人選。
6. 學術比賽組
 
  1. 舉辦校內、外學術比賽,並選拔學生參加校際比賽及各項活動。
  2. 聯繫參加校際比賽的學生和老師,並協助其準備相關資料。
7. 學分轉換組
 
  1. 責學分鑑定各項工作,包括接受申請,審定名單,舉辦鑑定考試,核算學生成績提送成績給校區高中。
  2. 學分成績資料交資訊處檔案組保存。
  3. 整理、保管、更新鑑定考試試題。
8. 教學研發組
 
  1. 研究教材、教具的改進,作為課務發展的參考。
  2. 協助教務主任研究,提高學生學習興趣及參與學校活動的相關辦法。
9. 教務助理
  協助教務主任及各組組長處理教務。
 
C.   訓導處
1. 主 任
負責學校訓導工作。督導訓育、交通、護理及值班家長工作之執行。
   
2. 副主任
  協助主任督導學校訓導工作,如主任出缺時,代理主任之職。
   
3. 訓育組
 
  1. 根據學生及家長手冊中訓育輔導細則規訂,執行訓育校安工作。
  2. 管制上下課時間(包括搖鈴)。
  3. 負責校區內安全巡邏事項,安排調度有關工作。
  4. 維持校園秩序,勸阻學生私自離校、打架及其他不良之行為。
   
4. 交通組
 
  1. 根據學生及家長手冊中訓育輔導細則規訂,執行訓育校安工作。
  2. 負責指揮上、下課時之交通。
  3. 負責監督停車是否合宜,不可讓家長任意停車等候,以保持交通之順暢。各校區設教師專用停車位,僅供有停車證車子停放。
  4. 絕對禁止學生在停車場內嬉戲、奔跑。
  5. 如遇校區有特別活動時(如舞會),可能家長停車位置有更改,必須遵守校區指示指揮交通。
   
5. 護理組
 
  1. 生在校內如發生疾病,或緊急意外傷害,立即通知家長或緊急連絡人;並得視病況送醫診治。學生在校內如發生輕為跌傷,經包紮後,立即通知家長。
   
6. 訓導助理
  協助訓導主任及各組組長處理訓導有關工作。
 
D.   總務處
1. 主 任
對校長負責,籌備學校所有財務、會計及相關雜務。設財務、薪資、禮券、年刊及採購五組。
   
2. 副主任
  協助主任督導學校總務工作,如主任出缺時,代理主任之職。
   
3. 財務組
  會計:稅務申報、財務報告、預算分析、校產之建檔及保管。
  出納:學校各項費用之收支,及管理帳戶收支平衡。
 
4. 薪資組
  準時支付教師薪資,保管教師I-9及W-4通訊資料,負責年底W-2的分發。
   
5. 禮券組
 
  1. 負責保管及採購禮券,指派禮券工作小組轉售禮券,負責銀行帳戶的收支及帳務並報知財務組。
   
6. 採購組
  凡學校舉辦之活動所需或獎牌,獎品之請購單。經適當之核準,皆統一採買,依學校訂定之請款方法行之。(詳見施行細則)
制服管理:負責學校制服之出售、分發及庫存保管。
   
7. 年刊組(Year Book)
  編輯─年刊之催稿、設計校對、送印及分發。
廣告─年刊贊助廠商的連絡。
 
8. 總務助理
  協助總務主任及各組組長處理各種總務相關工作。
   
 
E.   活動處
1. 主 任
  1. 負責規劃並協調聯絡處內各組活動。
  2. 辦理校內各項康樂與課外活動。
  3. 支援校外各項康樂與課外活動。
   
2. 副主任
  協助主任督導學校各項活動,如主任出缺時代理主任之職。
   
3. 課外文藝組
 
  1. 負責課外活動招生事宜,以公平公開為原則。招生廣告由校長代表學校對外發佈。
  2. 負責課外文藝編班、製作學生名單。
  3. 協助課外文藝教師,租借教室及場地。並與公關組和總務處聯繫溝通。
4. 體育組
  負責規劃並協調聯絡組內工作人員辦理校內外各項體育活動,其活動包括組織與培養運動選手,參加各項校際球類比賽及華人運動會比賽。
   
5. 聯歡組
  規劃並協調聯絡組內工作人員與負責班級,辦理校內外各項聯歡活動。其活動包括野餐、新春聯歡、感恩之夜等活動。
   
6. 攝影組
 
  1. 負責學校所舉辦各種學術比賽、聯歡活動、體育活動以及校務相關工作之攝影。
  2. 資料(照片)交資訊處檔案組存檔。
   
7. 活動助理
 
協助活動主任及各組組長處理各項活動相關工作。
 
F.   資訊處
1. 主 任
  1. 負責督導有關校務資料的搜集、整理、存檔及印製。
  2. 負責督導學校網站的編輯和維護。
  3. 負責協調通訊的編輯。通訊的內容須經校長同意後始得發行。
  4. 根據校務需求,經校務會議,通過後可成立若干專案小組,並督導專案小組之工作進展。
   
2. 副主任
  協助主任督導學校各種資料的處理,如主任出缺時,代理主任之職。
   
3. 檔案管理組
 
  1. 學生名單、成績單。
  2. 教師及教室分配表。
  3. 工作人員名單及通訊資料。
  4. 收集、整理、存檔及印製有關校務之資料。
4. 文書處理組
 
  1. 文件打字。
  2. 文件翻譯。
   
5. 通訊組
 
  1. 負責定期編輯發行有關校務之資訊,上課時送發各班。通訊的內容須經校長同意後始得發行。
  2. 如有需要,可臨時印發資訊通知。
   
6. 會議紀錄組
 
  1. 記錄校務行政工作人員會議、教師會議、班代會議、家長大會所討論事項。
  2. 會議記錄交檔案管理組存檔以為行事依據。
   
7. 電腦顧問組
 
提供電腦相關技術之諮詢服務。
   
8. 專案組
 
依校務需求及行政會議通過後成立,成立期限為一年。學校可視其進度情況報請董事會通過後酌以延長。
   
9.
資訊助理
  協助資訊主任及各組組長處理各種資訊相關工作。 
 
 
、本手冊經董事會通過後實施。
 
總務實行細則
一、費用之請領
  凡與校務相關之費用,依購買單據及費用申請單,金額US$500以內,須經校長核准。US$500以上,需經總務、校長會簽後始能開支票。
  1. 經董事會或教師會議決定採購物品之費用不受此限。
  2. 如特殊個案經專案處理方式,其費用之申請亦不在此限。
費用申請單必須正確填寫,支票抬頭應以英文書寫,申請人及費用歸類,請勿漏寫。費用申請單及費用歸類請參附件。
 
二、學費退費標準
  學生退費,在開學前以書面申請得退全額,但需扣除手續費US$20.00,開學後恕不退費。
 
三、班 費
  每名學生,每一學年繳交$20為原則。由班代負責相關收支帳目。
 
四、罰 款
  任何理由的銀行退票,手續費由出票人負責。
 
五、器材管理
  學校各部門使用之器材,各自編列明細表,自行管理,於開學兩週內交總務編入校產檔案,在學年移交時,器材、明細表一併移交。
 
六、禮券
 

購買禮券應填寫購買單。每二百元為一單位。每一單位可有$4.00現金折扣。

 

下載 思源中文學校行政工作人員手冊



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